С ростом ассортимента и расширением каналов продаж возникла необходимость в более современном подходе к управлению товарной информацией. До внедрения PIM-системы товарные данные велись вручную в Excel-файлах.

При этом разные версии файлов циркулировали между отделами, что часто приводило к ошибкам, дублированию, устаревшим данным и повышенной нагрузке на сотрудников.

Цель проекта заключалась в создании единого цифрового пространства, где бы централизованно хранились все сведения о товарах, производителях, линейках продукции, а также сопровождающие медиафайлы.

Важной задачей также стало автоматизировать выгрузки данных в различные каналы продаж, включая партнерские сети и розничных клиентов, каждый из которых требует индивидуального набора информации.

• Проект был реализован за 2 месяца.
• Проект находится в стадии постоянного развития: расширяется функциональность и интеграции.
• Внедрение PIM позволило централизованно хранить информацию о более чем 1000 товарных позиций.
• Были внедрены права доступа и разграничение зон ответственности для различных отделов компании.

До внедрения OpenPIM ведение информации осуществлялось в Excel — часто с дублирующимися и устаревшими данными. Наблюдалось разрозненное хранение медиафайлов: изображения, сертификаты, видео и пр. могли находиться в разных папках или на локальных носителях.

Каждая выгрузка в торговые сети и партнёрские системы происходила вручную, занимая значительное время.

Также работу осложняло отсутствие контроля версий, доступа и централизованного учета.

С внедрением OpenPIM:

• Вся товарная информация и медиафайлы собраны в единую централизованную PIM-систему.
• Введены уровни доступа, благодаря чему сотрудники работают только с нужными им данными.
• Все выгрузки в каналы продаж теперь формируются автоматически — для отправки информации партнёру достаточно нажать несколько кнопок.
• Создан справочник маркетинговых материалов, содержащий презентации, каталоги и другие полезные материалы в удобном доступе для нужных отделов.

Ключевой особенностью проекта стало внедрение гибкой структуры хранения и настройки системы под задачи конкретных департаментов.
До внедрения OpenPIM операторы компании тратили большое количество времени на составление индивидуальных шаблонов под требования семи различных торговых сетей и партнёров.
Теперь же генерация подобных документов происходит за несколько секунд путём нажатия пары кнопок. Система автоматически, по заранее заготовленным шаблонам, генерирует файл и отправляет его в нужный канал.



Также OpenPIM позволил не просто вести карточки товаров, но и:

• Хранить любые форматы данных: от текстовых характеристик до видео и PDF-документов.



• Выстроить справочную инфраструктуру, включающую данные о производителях и брендах.



• Разработать специализированный блок для маркетинговых материалов, который используется для подготовки презентаций, рекламных материалов и коммерческих предложений.

Это решение не только улучшило внутренние процессы, но и дало отделу маркетинга и продаж инструмент быстрого доступа к необходимым материалам.

Внедрение OpenPIM стало значимым шагом в цифровой трансформации «Кофейного дома ХОРСЪ». Благодаря новой системе удалось:

• Сократить временные затраты на подготовку и передачу информации.
• Устранить ошибки, связанные с дублированием и устареванием данных.
• Повысить прозрачность и управляемость процессов.
• Существенно ускорить взаимодействие с партнёрами и торговыми сетями.
• Обеспечить удобный доступ к маркетинговым материалам для сотрудников.

Теперь компания может гибко масштабировать товарную матрицу и уверенно развивать каналы дистрибуции, опираясь на надёжную и централизованную информационную платформу.