Кофейный дом ХОРСЪ

Цели

С ростом ассортимента и расширением каналов продаж возникла необходимость в более современном подходе к управлению товарной информацией. До внедрения PIM-системы товарные данные велись вручную в Excel-файлах.

При этом разные версии файлов циркулировали между отделами, что часто приводило к ошибкам, дублированию, устаревшим данным и повышенной нагрузке на сотрудников.

Цель проекта заключалась в создании единого цифрового пространства, где бы централизованно хранились все сведения о товарах, производителях, линейках продукции, а также сопровождающие медиа файлы.

Важной задачей также стало автоматизировать выгрузки данных в различные каналы продаж, включая партнерские сети и розничных клиентов, каждый из которых требует индивидуального набора информации.

Сроки и детали проекта

• Проект был реализован за 2 месяца.
• Проект находится в стадии постоянного развития: расширяется функциональность и интеграции.
• Внедрение PIM позволило централизованно хранить информацию о более чем 1000 товарных позиций.
• Были внедрены права доступа и разграничение зон ответственности для различных отделов компании.

Было/стало

До внедрения OpenPIM ведение информации осуществлялось в Excel - часто с дублирующимися и устаревшими данными. Наблюдалось разрозненное хранение медиа файлов: изображения, сертификаты, видео и пр. могли находиться в разных папках или на локальных носителях.

Каждая выгрузка в торговые сети и партнёрские системы происходила вручную, занимая значительное время.

Также работу осложняло отсутствие контроля версий, доступа и централизованного учета.

С внедрением OpenPIM:

• Вся товарная информация и медиа файлы собраны в единую централизованную PIM-систему.
• Введены уровни доступа, благодаря чему сотрудники работают только с нужными им данными.
• Все выгрузки в каналы продаж теперь формируются автоматически - для отправки информации партнёру достаточно нажать несколько кнопок.
• Создан справочник маркетинговых материалов, содержащий презентации, каталоги и другие полезные материалы в удобном доступе для нужных отделов.

Особенности данного проекта

Ключевой особенностью проекта стало внедрение гибкой структуры хранения и настройки системы под задачи конкретных департаментов.
До внедрения OpenPIM операторы компании тратили большое количество времени на составление индивидуальных шаблонов под требования семи различных торговых сетей и партнёров.
Теперь же генерация подобных документов происходит за несколько секунд путём нажатия пары кнопок. Система автоматически, по заранее заготовленным шаблонам, генерирует файл и отправляет его в нужный канал.

Также OpenPIM позволил не просто вести карточки товаров, но и:

• Хранить любые форматы данных: от текстовых характеристик до видео и PDF-документов.

• Выстроить справочную инфраструктуру, включающую данные о производителях и брендах.

• Разработать специализированный блок для маркетинговых материалов, который используется для подготовки презентаций, рекламных материалов и коммерческих предложений.

Это решение не только улучшило внутренние процессы, но и дало отделу маркетинга и продаж инструмент быстрого доступа к необходимым материалам.